İşe başladığım zaman beni en çok yoran noktalardan birisi mail yazmak, kurumsal dile alışmak olmuştu. Özellikle benden önce iş hayatına atılan arkadaşlarımdan bu konuda çok yardım aldığım da oldu. Şimdi neredeyse 1.5 senedir çalışıyorum, bu konuda biraz bi fikrim var, sizin de olsun diye paylaşmak istedim.
Öncelikle mailinizin bir konusu olmalı ve bu konuyu olabildiğince net ve öz yazmalısınız. Eklediğiniz konu hakkında konuşacaksanız konu sonuna Hk. yazabilirsiniz, bu hakkında kelimesinin kısaltmasıdır.
İzinleriniz üzerine mi sorunuz var? Yıllık İzin Hk.
İş sırasında bir sorunla mı karşılaştınız? [ Herhangi Bir ] Sorun Hk.
Hk. hep kullanmak zorunda mısınız? Hayır.
[ Yıllık İzinler Hk. ] yerine [ Yıllık İzin Kullanımı ] da yazabilirsiniz ya da [ Herhangi Bir Hatanın Alınması ] da oldukça yeterli konu başlıkları.
Konu başlıklarından tek bir beklentimiz var : alıcının maili açmadan konuşulacak konu hakkında bilgisi olması, ne eksik ne de fazla.
Eğer ilk maili siz atıyorsanız ve karşı tarafın sizin hakkınızda bir fikri olmama olasılığı var ise kendinizi tanıtarak başlayabilirsiniz.
Merhaba, — başlangıç için oldukça yeterli.
Devamında [ Ben Vin, …. projesinde … rolünde yer alıyorum ] ya da [ Ben …. bölümünde okuyan …. numaralı …. Vin adlı öğrencinizim ] şeklinde kendinizi tanıtabilirsiniz. Eğer ki konuyla alakalı kendiniz üzerinden başka bilgi vermeniz gerekiyorsa onu da iletebilirsiniz.
Şirket içi mailleşmede çoğu zaman kendinizi tanıtmaya ihtiyacınız olmaz. Ama herhangi bir dış kuruma, hizmet sağlayıcısına (online satıcı, kargo şirketleri, herhangi bir ürünün destek veya bilgi hattı gibi) mail atacaksanız en baştan kendinizi tanıtmanız ve üzerine konuşulacak hizmet sistemindeki bilgilerinizi iletmek iyi olabilir.
Bu süreçte metin okunabilirliğini sağlamak için her paragraf / bölümden sonra boşluk bırakmak iyi olabilir. Örneklerden de inceleyebilirsiniz.
Asıl neden mail attığımızı da anlatacağımız noktada öncelikle sebebin nereden geldiğini açıklamak iyi olacaktır. İlk olarak sizi mail atmaya neden nedir bundan net ve öz olarak bahsedin. Mesela iş yerinde kullandığınız bir uygulamada hata aldınız, bununla ilgili başka birime mail atıyorsunuz :
[ … uygulaması üzerinden … sürecini geçirirken hata alıyorum ]
… ya da öğrencisiniz ve ders seçiminde bir sorun var :
[ … derslerini seçmek istediğimde … uyarısını görüyorum ]
… belki de bir sorun yok ama sizin bir sorunuz var, diyelim ki internette alışveriş yapmak istiyorsunuz ama alacağınız ürün hakkında bazı sorunuz var :
[ … ürününü almak istiyorum ama … hakkında bilgi almak istedim ]
… ya da ürün üzerinde bir şikayet ya da isteminiz var :
[ … ürününü aldım ama ürün kapsamındaki … hakkında şikayetim / isteğim var ]
Bunların hepsi aslında sizin kendinizi açıklayabilmeniz için başlangıç cümleleri. Bu kısımda yeterli gelmediği durumda bu kalıpların önüne arkasına kendini açıklayan ve yaşadığınız süreci aktaran cümleler ekleyebilirsiniz.
Bir ürün / hizmet üzerineyse önceden hakkındaki bilgileri iletmek daha doğru olur.
Yukarısı ile işimiz bitince artık bir soru sormanız gerekiyor. Bu kısımda kullanabileceğiniz çok güzel bir iki kalıp var ki ben bu kalıpları ve tepedeki bahsettiklerimi bir word dosyası yapıp gerektiğince doldurarak mail yazdım aylarca.
Bir konuda yardıma ihtiyacınız varsa :
Bana [ yukarıda belirtilen sorun ] hakkında yardımcı olabilir misiniz?
…yönlendirmeye ihtiyacınız varsa :
Bu konuda beni yönlendirebilir misiniz?
…bilgiye ihtiyacınız varsa :
Bu konuda bilgilendirme yapabilir misiniz?
…bir yerin kontrol edilmesi, incelenmesi gerektiğini düşünüyorsanız :
Kontrol edebilir misiniz?
…bir konuda onay almanız gerekiyorsa :
Bahsedilen …sürecinde …işleminin [kabulünü / reddini] onaylıyor musunuz?
…ya da neye ihtiyacınız olduğunu bilmiyorsanız ve genel bir soru yöneltmeniz gerekiyorsa :
Bu konuda destek alabilir miyim?
Bu soruları yine biraz değiştirip değiştirip daha direkt konuyu içeren hale getirebilirsiniz.
Artık derdinizi de aktardıktan sonra son olarak yapmanız gereken şey çıkış yapmak.
Açıkcası çoğu mailde özel bir şey yazmanıza bence gerek yok. Yukarıda soru oldukça kapatıcı görevi görebilir. Ama yine de burada da çokça kullanılan, mailinize en çok yakışacağını düşündüğünüz şekilde kullanabileceğiniz kalıplarımı sunayım isterim :
Sevgiyle — kendim kullanmıyorum ama çok kullanan var, herhangi bir yere gidiyor.
Saygılarımla — klasik, iyi çalışmalar kullanamadığınız noktada aşırı güvenli bir seçenek.
İyi çalışmalar — mail alıcısı ile iş / hizmet üzerine bir konuşmanız varsa bu mükemmel olur.
[ Şimdiden ] Teşekkürler / Teşekkür ederim — bir isteğiniz varsa bu da çok pratik geliyor.
Bitişte kendi ad / ünvanınızı eğer konuyla alakalı ise ekleyin, değilse adınızı eklemek biraz daha resmi durmasını sağlarken iş / hizmet odaklı olmayan maillerde kendinizi tepede tanıttıysanız onu da yazmasanız olur.
Umarım bu rehber mail yazma sürecinizi ve devamında gelen stresinizi kontrol etmede yardımcı olur.
İyi mailleşmeler dilerim.
Konu : Ders Seçimi Hk.
Merhaba,
Ben 12345678 numaralı [ Adı Soyadı ] isimli Bilgisayar Mühendisliği bölümü öğrencisiyim.
Güz dönemi için sistem üzerinden ders seçimlerimi tamamlamaya çalışırken yeterli kredide seçim yapmama rağmen “Eksik kredi” hatası alıyorum. Seçimlerim ekteki gibidir.
Bu konuda yardımda bulunabilir misiniz?
[DersSeçimleriTaslak.pdf]
Saygılarımla.
Konu : Onay Süreçleri Hk.
Merhaba,
[ Uygulama Adı ] üzerinden tarafıma iletilen [ Dosya Adı ] içerisinde [ Örnek Durum ] kaydının normalde mutabık kaldığımız [ Örnek Başka Durum ] akışından farklı bir şekilde aktarıldığını gözlemledim. Bahsedilen akışın bu şekilde ilerletilmesi [ Ekip Adı ] tarafınca uygun mudur?
İyi çalışmalar.
Konu : Ürün Değişimi Üzerine
Merhaba,
[ Örnek Tarih ] tarihinde gerçekleştirdiğim [ Örnek Sipariş Numarası ] satın alım işlemi sonrasında, satın aldığım [ Örnek Ürün ]’ü yeşil renkli almak isterken mavi renk almış olduğumu farkettim. Devamında sistem üzerinden ürün değişikliği yapmama rağmen elime mavi model ulaştı.
Yeşil versiyonundan alabilmem için elimdeki ürünü iade mi etmem lazım yoksa tekrar değişim işlemi başlatabilir miyim? Bu konuda bana beni bilgilendirebilir misiniz?
Şimdiden teşekkür ederim.
* [ ] içine yazılan metinler yer tutucu olarak yazılmıştır. Onları kaldırıp yerlerine kendi durumunuzla alakalı kelimeleri yazabilirsiniz.
Hakkında yorum “Otistikler İçin E-Posta Yazma Rehberi”
Ellerinize sağlık, insanlara yardımcı olacak bir yazı olmuş. Engellilere fayda sağlayan çoğu şeyin hedef kitlesi dışındaki insanlara da fayda sağlaması gibi (tekerlekli sandalyeler için yapılan rampalar ve altyazılar örnek verilebilir) bu yazı da genel bir e-posta yazım rehberi olarak insanlara faydalı olacak diye düşünüyorum.